Todoist – šablony procesů
Definováním procesů zefektivníme provádění opakujících se činností a zabráníme opakujícím se chybám. Online úkolovník Todoist umí pracovat s šablonami, které jsou vhodné právě pro procesní řízení.
Todoist
Todoist je online aplikace na správu úkolů. Kromě základních funkcí nabízí i užitečné pokročilejší vlastnosti (stromová struktura projektů, šablony procesů, velmi pohodlné textové zadávání termínů – např. “tomorrow”, “next friday”, “every mon, fri at 20:00”, “every 2nd monday”).
Todoist – přehled úkolů po dnech
Mimo webového rozhraní nabízí tento úkolovník i aplikace pro Android, iPhone, rozšíření pro Gmail a internetové prohlížeče, atd. – viz přehled aplikací a rozšíření na stránkách výrobce.
Přehled aplikací a rozšíření
Todoist je k dispozici ve variantě zdarma. Pokročilejší funkce však naleznete až v placené variantě Premium (€21 ročně).
Co je to proces?
Opakujícím se činnostem, které se skládají z několika po sobě jdoucích kroků, říkáme proces. Typickými procesy jsou např.:
- pravidelná organizace školení
- instalace a konfigurace počítače pro zákazníka
- organizace svatby (pokud jsme svatební agentura)
Rozdíl mezi procesem a projektem – termín projekt se používá pro jednorázovou změnu, procesy se naopak opakují. Sada úkolů v projektu bývá unikátní a dopředu jej nelze přesně popsat. Posloupnost činností v procesu je předem známá.
Jak na procesy v Todoist
Todoist nabízí pro opakující se sady úkolů tzv. šablony, anglicky templates. Sadu úkolů si můžete exportovat do textového souboru a následně ji importovat na jiném místě. V praxi se mi osvědčilo udržovat šablony ve speciální sekci Templates (viz první screenshot), kde úkoly nemají přiřazeny termíny splnění. Termíny následně doplňuji po importu šablony.
Často se opakující sled úkolů můžete uložit jako šablonu
Aplikaci Todoist se na stránkách Jak na IT budeme věnovat více. Pokud máte dotazy nebo náměty na články o této aplikaci, kontaktujte prosím autora.