Odpověď v nepřítomnosti
Nestíháte odpovídat na emaily? Jedete na dovolenou? Nebudete mít přístup k internetu? Díky odpovědi v nepřítomnosti můžete dát ostatním vědět, že nemůžete reagovat okamžitě. Tato automatická odpověď má však svá pravidla.
Většina nástrojů pro práci s elektronickou poštou obsahuje funkci pro nastavení automatické odpovědi v nepřítomnosti, kterou automaticky obdrží každý odesílatel zprávy. Kromě vlastního textu odpovědi lze většinou nastavit i dobu trvání automatické odpovědi, případně zda se má odpověď posílat pouze lidem z vaší firmy, pouze vašim kontaktům nebo úplně všem pisatelům.
Proč nastavit automatickou odpověď v nepřítomnosti
- pisatel se dozví, že nejste momentálně schopni reagovat na jeho zprávu
- pisatel vás nebude zbytečně opakovaně kontaktovat, protože zná termín vašeho návratu
- pisatel ví, kdo vás případně zastupuje
Automatická odpověď v nepřítomnosti je služba pro vaše klienty – je lepší, když budou vědět, že nejste momentálně schopni reagovat, než aby opakovaně odpověď urgovali a nedostali ji.
Kdy automatickou odpověď NEpoužívat
Pokud vaše firma garantuje uživatelskou podporu klientům po emailu, není automatická odpověď na místě. Obdobně u online obchodů, pokud zákazník na svou objednávku obdrží automatickou odpověď v nepřítomnosti, pravděpodobně bude objednávku stornovat a poohlédne se po jiném dodavateli.
V těchto případech je daleko vhodnější nastavit přeposílání pošty na kolegu, který vás zastupuje.
Co by měla automatická odpověď v nepřítomnosti obsahovat
- termín – jak dlouho bude tento stav trvat
- na koho se případně obrátit – kdo vás zastupuje
- pokud dostáváte emaily ze zahraničí, variantu automatické odpovědi v cizím jazyce
Ukázky automatických odpovědí
Pokud se jedná o soukromou poštu nebo jste na volné noze, nebojte se v automatické odpovědi ukázat, že jsme lidé a ne stroje:
Vážení klienti, drazí přátelé a milí odesílatelé mailů,
rád bych Vám popřál krásné a hlavně klidné Vánoce. I když díky Google Apps mohu číst maily kdekoliv a kdykoliv, dal jsem si slib, že si Vánoce užiji a trochu si odpočinu. Chtěl bych se plně věnovat mým dcerám Elišce a Klárce.
Proto jsem vyhlásil od 22.12. do 2.1.2015 “celozávodní dovolenou”.
Na mail občas kouknu, ale pokud něco hoří (doufám, že ne stromeček), prosím použijte Hangout nebo volejte na můj mobil.
Těším se na viděnou v roce 2015!
Pavel Minář
www.minar.cz | www.hravasnidane.cz | www.jaknait.cz
Ve firemním prostředí, kde je navíc podoba automatické odpovědi většinou definována firemním předpisem, je na místě formálnější obsah:
Dobrý den,
do 15.6.2015 jsem mimo kancelář s omezeným přístupem k internetu. Na váš mail odpovím po svém návratu. V urgentních případech prosím kontaktujte kolegu Josefa Pilného (josef.pilný@firma.cz).
Děkuji za pochopení a jsem s pozdravem
František Vomáčka
Ukázka anglické automatické odpovědi v nepřítomnosti:
Thank you for your email.
I am out of the office till Monday, 5th of January 2015 with limited access to my email. I will respond to your email as soon as possible upon my return.
Should the matter be important, please contact Frank Newman (frank.newman@company.com).
Best regards
Jim Holiday
Nastavení automatické odpovědi v Gmailu
V Gmailu lze nastavit odpověď v nepřítomnosti v nabídce Nastavení (ozubené kolečko v pravém horním rohu) – sekce Obecné.
Gmail – nastavení odpovědi v nepřítomnosti
Gmail začne odpověď v nepřitomnosti odesílat o půlnoci, kterou začíná den v poli Začátek, a ukončí minutu před půlnocí, kterou končí den v poli Konec (pokud neukončíte dřív ručně). Odpověď v nepřítomnosti obdrží pisatelé pouze jednou za 4 dny (pokud vám někdo píše opakovaně, Gmail mu takto připomene fakt, že nemůžete momentálně na emaily reagovat).
Důležitá rada na závěr – nezapomeňte po vašem návratu automatickou odpověď vypnout.
