Kalendář Google – pozvánka na schůzku
Pomocí funkce Navrhované časy lze ověřit dostupnost hostů pozvaných na schůzku. Nemusíte zvát účastníky “naslepo” a následně s nimi domlouvat společný vhodný termín.
Pokud chcete někoho pozvat na událost, stačí vyplnit jeho emailovou adresu do pole Hosté. Pozvaným účastníkům přijde oznámení mailem, ve kterém mohou událost přijmout, odmítnout, případně přislíbit účast nezávazně.
U hostů, kteří s vámi sdílejí kalendář, můžete ověřit pomocí funkce Navrhované časy jejich dostupnost.
Abyste nezvali hosty naslepo, je vhodné použít funkci Navrhované časy. Pokud s vámi host sdílí kalendář (stačí pouze dostupnost bez podrobností), zobrazí se vám vhodné termíny pro schůzku (Kalendář Google hledá společný volný čas o dané délce).
Pozvaní lidé, kteří s vámi kalendář nesdílí, mají u svého jména symbol hvězdičky a jejich dostupnost nelze tudíž ověřit.
Osobní poznámka autora: Svůj kalendář sdílím veřejně bez podrobností (pouze informace o dostupnosti). Usnadňuje to mým klientům nalezení vhodného termínu schůzky a mohu také volné termíny zobrazit návštěvníkům kontaktního formuláře na webových stránkách (viz článek Kalendář Google – sdílení na webových sránkách). Odkaz na kalendář mám i v automatickém podpisu.
Veřejné sdílení kalendáře mi šetří velké množství emailů a telefonátů, které bych si jinak musel s klienty vyměnit, abychom nalezli společné volné termíny.
Hosta lze označit kliknutím na ikonu panáčka jako nepovinného účastníka (jeho dostupnost se ignoruje). V seznamu hostů je také vidět, kdo pozvánku přijal (symbol zatrhávátka), odmítl (přeškrtnutý kroužek) nebo přijal nezávazně (otazník).
Funkce Navrhované časy zobrazí alternativní termíny, kdy se mohou schůzky zúčastnit všichni hosté.
Pokud funkce Navrhované časy vrací neuspokojivé výsledky, můžete si v záložce Vyhledat čas zobrazit denní nebo týdenní kalendář pozvaných hostů. V tomto pohledu lze myší přetáhnout schůzku do volného termínu, případně i upravit její délku.
V záložce Vyhledat čas lze vybrat termín schůzky vizuálně.
Nezapomínejte před odesláním pozvánky ověřit dostupnost hostů pomocí funkce Navrhované časy. Ušetříte si tím zbytečnou komunikaci a dohadování vhodného termínu.
