Automatický podpis
Jak by měl vypadat automatický podpis emailu? Aby plnil dobře svou funkci a příjemce neotravoval, ale naopak mu pomáhal.
Drtivá většina programů pro práci s emaily obsahuje funkci pro automatický podpis, která na konec každého mailu vloží blok textu s pisatelovým podpisem (minimálně jeho jméno). Stejně jako v klasické papírové korespondenci, tak i v emailu se považuje podpis za základní slušnost.
Jak má automatický podpis vypadat?
- Minimalistický – podpis by neměl být delší jak vlastní email. Pamatujte, že si váš mail budou příjemci číst na různých zařízeních – např. na malém displeji mobilního telefonu.
- Formátování – používejte pouze jednoduché formátování – základní písmo, ideálně jedna velikost písma, na zvýraznění použijte např. písmo tučné, nepoužívejte různé barvy písma.
- Minimální nebo žádná grafika – pokud již do podpisu vložíte obrázek (např. logo společnosti), zvolte vhodnou velikost
Ukázka minimalistického podpisu
Když navrhujete svůj automatický podpis, položte si následující otázky:
- Co příjemci v mém emailu hledají (telefonní číslo, adresu provozovny, …)?
- Naopak, co příjemce mých emailů vůbec nezajímá a může je otravovat (např. reklama)?
- Jaké informace mám do automatického podpisu přidat, aby se na ně příjemce emailu nemusel ptát (např. firemní účetní by mohl do automatického podpisu vložit fakturační údaje, případně odkaz na fakturační údaje na webu)?
Citlivá kombinace grafiky a všech potřebných informací. Zde má i faxové číslo opodstatnění.
Co do automatického podpisu PATŘÍ?
Do automatického podpisu by měly patřit tyto informace (ale ne všechny naráz, vyberte prosím jen ty informace, které jsou pro vás relevantní):
- jméno a příjmení
- firma
- funkce / pozice ve firmě
- odkaz na webové stránky
- u firem s kamennou provozovnou adresa (pokud za vámi zákazníci opravdu chodí)
- telefonní číslo (ideálně jenom mobilní číslo – zvažte, jestli příjemce bude chtít volat na pevnou linku)
Automatický podpis lze doplnit o další užitečné informace (v minimalistické podobě):
- pracujete jako konzultant, lektor, řemeslník – vložte si do podpisu odkaz na kalendář s volnými termíny (viz článek Kalendář Google – sdílení na webových stránkách)
- odkazy na sociální sítě
- pokud odkazujete např. na nějakou akci, která je pro příjemce emailu přínosná (např. událost, sleva, …), sledujte, zda-li příjemci vůbec na tento odkaz klikají – např. pomocí zkracovače bit.ly
Odkaz na volné termíny v kalendáři
Ukázka odkazů na sociální sítě
Ve firemním prostředí je vhodné automatické podpisy sjednotit – jejich podoba je většinou dána firemním předpisem.
Co do automatického podpisu NEPATŘÍ?
V automatickém podpisu by neměly být věci, které pro příjemce emailu nemají informační hodnotu, mohou příjemce otravovat (necitlivá reklamní sdělení) a zbytečně email znepřehledňují a prodlužují.
- reklamní banery – nepleťte si prosím automatický podpis s reklamní plochou, zvyšujete tak pravděpodobnost, že váš email padne do nevyžádáné pošty (spamu). Pokud se i přesto rozhodnete do patičky emailu vložit reklamní baner, změřte si jeho míru prokliku, zda-li má tato technika vůbec význam.
- dovětek “email prošel antivirovou kontrolou” – tahle zpráva nám dává pocit falešného bezpečí a je v podstatě jenom reklamou výrobce antivirového programu. Naštěstí jde přikládání tohoto dovětku ve většině antivirů vypnout.
- výzvy k ekologickému chování – jistě jste už obdrželi jednořádkové sdělení emailem, za kterým následovalo 20 řádků v zelené barvě o tom, že si máte rozmyslet, jestli je nutné tento mail tisknout. Pokud někdo potřebuje mail tisknout, tento dovětek mu v tom stejně nezabrání.
- “právní” dovětky např. o tom, že email obsahuje citlivé informace, že pokud jej obdržíte omylem, máte jej okamžitě smazat nebo se vystavujete riziku postihu apod. Jednak jsou tyto dovětky právně sporné a v osobních mailech typu “půjdeme večer na pivo?” úsměvné. Pokud vaše práce tyto dovětky v emailu vyžaduje, přidávejte je pouze ke konkrétním emailům, kde je tato “právní” ochrana potřeba.
- celý podpis jako obrázek – příjemce si pak nemůže přes schránku vykopírovat telefonní číslo, jednotlivé odkazy nejsou klikatelné, apod.
Zcela nevhodný automatický podpis, navíc celý jako vložený obrázek.
V předchozí sekci bylo zmíněno, že do automatického podpisu v emailu nepaří reklama. Nicméně zasílání reklamních sdělení emailem je možné, ale řídí se specifickými striktními pravidly (např. uvedení odkazu na odhlášení odběru, kontakt na rozesílatele, …). Tyto techniky ale nejsou předmětem tohoto článku.
V automatickém podpisu neuvádějte informace jenom proto, že jiní je tam mají také:
- faxové číslo – schválně, kdo z vás za posledních 5 let použil fax?
- informace, že “email byl poslán z iPhone / telefonu”, čímž se v mnoha případech snažíme omluvit, že píšeme s překlepy, bez diakritiky, apod. Je to naše lenost, příjemce to nezajímá
- v mnoha případech klasická adresa – jste freelancer bez provozovny, který většinu zakázek realizuje na dálku? Proč tedy dávat do automatického podpisu klasickou adresu?
- máte několik kamenných prodejen? Než do automatického podpisu dávat adresy všech těchto provozoven, přidejte pouze jednoduchou větu s odkazem na webové stránky, kde čtenář najde vše potřebné – “Zboží si můžete vyzvednou na některé z 20 poboček po celé ČR”.
- univerzální závěr např. “S přátelským pozdravem” – je to neosobní a u emailů přátelům to vyzní strojeně. Navíc tím dáváme najevo, že jsme si nedali práci se s příjemcem emailu adekvátně rozloučit.
Automatický podpis v Gmailu
V Gmailu lze nastavit automatický podpis v nabídce Nastavení (ozubené kolečko v pravém horním rohu) – sekce Obecné. Pokud pomocí Gmailu spravujete více emailových účtů, můžete si pro každý nastavit vlastní podpis. Zatrhněte také volbu Umístit podpis v odpovědi před citovaný text…, aby se váš podpis připojil hned za text emailu.
Nastavení automatického podpisu v Gmailu
Gmail umí k jedné emailové adrese přiřadit pouze jeden podpis. Pokud potřebujete více automatických podpisů – např. v různých jazycích, krátkou a dlouhou variantu, použijte z Laboratoře Gmailu rozšíření Předpřipravené odpovědi.
Máte zajímavý podpis? Pochlubte se s ním, prosím, na stránkách Jak na IT na Facebooku nebo Google+.
