Automatické kopírování událostí mezi kalendáři

Používáte pracovní G Suite účet a soukromý Gmail? Tak to máte pracovní a soukromý kalendář a pravděpodobně řešíte, že váš volný čas musí kolegové kontrolovat na dvou místech. Nebo ručně duplikujete události mezi kalendáři. V tomto článku si ukážeme, jak to zautomatizovat pomocí aplikace Zapier.

Zapier je online aplikace, která umí propojit různé služby. Vše je velmi jednoduché – stačí nadefinovat tzv. spouštěč (např. poštou mi přijde v příloze faktura), který vyvolá akci (uložení faktury do konkrétního adresáře na Google Disku). Akcí můžete mít více, takže lze ještě automaticky poslat mail účetnímu, že je na jeho Google Disku nová faktura.

Jedním z “receptů” je právě duplikace nových událostí v Google Kalendáři. Jak na to? Po vytvoření účtu přejdeme na tuto adresu a spustíme cílový Zap (= recept). V Zapu je potřeba nastavit Trigger a Action.

Trigger je podmínka, při které se akce spustí. Tou pro nás bude vytvoření nové události v soukromém kalendáři.

Trigger je podmínka, při které se akce spustí. Tou je v našem případě vytvoření nové události v soukromém kalendáři. Action je událost, která se spustí při zapnutí Triggeru. Takto vložíme do pracovního kalendáře kopii soukromé události.

V našem případě bude akcí vytvoření detailní události.

Pro novou událost si nastavíme počátek a konec dle původní události. Aby kolegové, se kterými sdílíme pracovní kalendář, neviděli podrobnosti soukromých událostí, použijeme pro Summary například text “Soukromá událost”.

Nejdůležitější je správně nastavit začátek a konec nově vytvořené události.

Nyní, když máme vše nastaveno, stačí chvilku počkat (Zapier se spouští jednou za 15 minut) a události se začnou samy kopírovat.

Po nastavení Akce a Triggeru by měl spouštěč a akce vypadat takto.

Vlevo můžeme vidět nově vytvořenou událost vloženou do pracovního kalendáře. Kolegové vidí, že nemám čas, ale už nevidí, že budu s Karlem na pivě.