Jak správně napsat email

Email je nejběžnějším způsobem komunikace na Internetu. Je moderní obdobou psaného dopisu a stejně jako by měl dopis obsahovat určité náležitosti, tak i použití emailu má svá pravidla.

Adresáti emailu

Podobně jako klasický dopis, tak i email musí mít adresáta. Adresáta či více adresátů lze uvést v poli Komu (zde musí být vždy minimálně jeden kontakt), Kopie nebo Skrytá kopie.

  • Komu (To) – sem patří adresáti, kterých se mail přímo týká.
  • Kopie (Cc) – těmto adresátům dáváte zprávu pouze na vědomí, nevyžadujete jejich reakci.
  • Skrytá kopie (Bcc) – zde uvádějte adresáty, kteří budou utajeni. Žádný z dalších adresátů (v To, Cc nebo Bcc) nebude o ostatních adresátech uvedených ve skryté kopii vědět. Uvedením adresátů do pole Skrytá kopie zabráníte nechtěnému zveřejnění vašich kontaktů. Další výhodou skryté kopie je, že odpověď na daný mail dostane jenom odesílatel, případně lidé v Cc, nikoliv adresáti v Bcc (zabráníte tak nechtěným hromadným odpovědím – viz příklady na konci tohoto článku).

Do všech tři polí (komu, kopie a skrytá kopie) můžete zadat více adresátů – zpravidla oddělených mezerou, čárkou nebo středníkem (záleží na emailovém klientu). Počet adresátů je většinou na straně poskytovatele emailové schránky omezen na rozumné množství (např. Seznam uvádí 30 adresátů na jeden email). Pro rozesílání hromadných zpráv je lepší použít specializovanou službu nebo program a je potřeba zachovat určitá pravidla.

Předmět emailu

Předmět emailu a odesílatel jsou v mnoha případech jediné informace, které adresát v seznamu emailů ve schránce vidí. Předmět emailu lze přirovnat k novinovému titulku. A podle titulku článku si také vybíráte, který článek přečtete první nebo kterému nebudete věnovat pozornost. Volbou správného předmětu emailu usnadňujeme čitateli práci a zvyšujeme úspěšnost našeho sdělení (adresát nebude email ignorovat, neodloží odpověď na neurčito, …).

Špatné předměty emailu jsou takové, které neříkají nic o obsahu vlastní emailové zprávy. Velkým prohřeškem je email bez předmětu nebo email, který obsahuje v předmětu celé sdělení a žádný obsah.

Správný předmět emailu jasně a stručně říká, o čem daný email je.

Na začátku předmětu se mohou vyskytovat tyto automatický generované značky:

  • RE: Nějaký předmět mailu – Reply – znamená, že mail je odpovědí
  • FW: Jiný předmět mailu – ForWard – mail je přeposlaný

Tyto značky do předmětu doplňuje emailový klient (program na čtení mailů). U odpovědí nebo předávaných zpráv předmět neměňte a ani tyto značky neodmazávejte.

Vlastní obsah emailu

Vlastní text emailu by měl být srozumitelný a pokud možno stručný. I přes svoji stručnost je vhodné začít oslovením a email uzavřít podpisem, podobně jako u klasického dopisu.

Pište tak, aby email obsahoval vše potřebné a adresát si nemusel vyžádat další informace.

Abyste zvýraznili text, nepište VŠE VELKÝMI PÍSMENY. Tento způsob formátování se považuje za obdobu křičení / řvaní z reálného světa. Dnes již většina emailových klientů zvládá tzv. HTML formátování, proto je daleko vhodnější použít např. tučné písmo. Omezme se však jenom na základní formátování – platí zde, že méně je někdy více. Proto se vyvarujte použití několika různých velikostí písem, různobarevné texty, apod.

Jeden vykřičník na konci věty je také víc než dost.

Přílohy emailu

Společně s textem emailu lze poslat i přílohy (např. fotografie). Není však vhodné:

  • posílat velké množství souborů – lepší je soubory zabalit do archivu (např. ZIP) a poslat jako jeden soubor.
  • posílat velké soubory, např. fotografie v plném rozlišení – většina emailových serverů má omezení na velikost přílohy. Velký soubor je proto vhodnější nahrát do webové úschovny (např. www.ulozto.cz nebo www.uschovna.cz) a mailem poslat pouze link.
  • posílat spustitelné soubory – v tomto případě je skoro 100% šance, že spustitelný soubor nedorazí, protože jeho doručení zabrání antivirový program.

Příklady adresátů

Domlouváme si schůzku s Janem Novákem

Komu: jan.novak@firma.cz 
Předmět: Žádost o schůzku - reklamní kampaň

Janu Novákovi potvrzujeme termín a místo schůzky, do kopie dáme asistentku, aby věděla, že v daný termín budete mimo firmu.

Komu: jan.novak@firma.cz
Kopie: asistentka@nase-firma.cz 
Předmět: Potvrzení termínu a místa schůzky

Pořádáme školní sraz. V pozvánce žádáme spolužáky, aby potvrdili svoji účast. Pokud bychom adresáty napsali do pole Komu nebo Kopie, vždy když někdo použije funkci Odpovědět všem (častý nešvar), dostaneme odpověď nejen my, ale i všichni oslovení. Protože pole Komu je povinné, uvedeme zde naši adresu.

Komu: ja@moje-domena.cz 
Skrytá kopie: jan.novak@posta.cz; eva123@firma.cz; frantisek.dobrota@cukrarna.cz 
Předmět: Sraz 8.B po 20 letech

Příklady špatných a správných předmětů

Špatně Správně
Dárek? Tip na narozeninový dárek pro Karla
Oslava Pozvánka na oslavu narozenin – 20.4.2013
Fotky Fotky ze sobotní oslavy
Pomoc! Urgentní: Potíže s nefungujícím notebookem
Reklamace Reklamace zakoupeného notebooku
Práce Reakce na inzerát “Pracovník obchodního oddělení”


Mohlo by vás zajímat